Agiles Projektmanagement: Eine effiziente Art zu planen & zu steuern

Wer kennt es nicht: Ein neues Projekt steht in den Startlöchern, Team & Kunde können es kaum erwarten, dass es losgeht & freuen sich schon auf das Endergebnis. Oftmals ist der Ablauf von Projekten in der Theorie jedoch einfacher als in der Praxis. Krankheitsbedingte Ausfälle, konkurrierende Projekte oder kleine Aufgaben, die sich dazwischendrängen — das sind oft die Gründe, weshalb Projekte stocken und das Endergebnis auf sich warten lässt.

Um dem entgegenzuwirken, arbeiten immer mehr Teams nach dem agilen Prinzip — und das aus gutem Grund.

Woher kommt das agile Projektmanagement?

„Agil" bedeutet soviel wie „wendig und flexibel". In den 1990er-Jahren wurden genau diese Aspekte im Projektmanagement in der Software-Branche immer wichtiger. Man entwickelte agile Methoden wie Scrum und Kanban, um flexibel & reaktionsschnell auf Veränderungen & unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Das agile Projektmanagement wird seitdem ständig optimiert & verbessert.

Was unterscheidet agiles vom klassischen Projektmanagement?

Die Basis des agilen Arbeitens ist das agile Manifest mit seinen vier Leitprinzipien:

1. Individuen & Interaktionen sind wichtiger als Prozesse & Werkzeuge.

Das Team und die Menschen stehen im Fokus. Der direkte & ständige Austausch ist wichtiger als Formalien — kein noch so gut dokumentierter Prozess ist besser als das direkte Gespräch.

2. Ein funktionierendes Produkt ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation.

Es ist wichtiger, die tatsächliche Aufgabe zu erledigen und somit das Projekt voranzutreiben als zu dokumentieren oder bei Präsentationen in Schönheit zu sterben. Gerade großen Unternehmen wird das oft zum Verhängnis, da überspitzt gesagt mehr Aufwand in die PowerPoint für den Vorstand investiert wird als in das erfolgreiche Abschließen der Aufgabe.

3. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung.

Im agilen Projektmanagement ist der Kunde Teil des Teams. Wichtiger als ein formal perfekter & wasserdichter Vertrag ist der persönliche, ständige Austausch über Zwischenergebnisse und das weitere Vorgehen.

4. Das Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das strikte Festhalten an einem Plan.

Agile Teams verfolgen dennoch einen klaren Projektplan — weichen aber gerne ab, wenn es für das Projekt & alle Beteiligten sinnvoll ist.

Schnell wird klar, worauf das agile Manifest hinaus will: Weg von strikten & langwierigen Prozessen, hin zu flexiblen Teams, die ihr Potenzial entfalten, auf verschiedene Situationen reagieren können und ein zielorientiertes Endergebnis mit klarem Nutzen anstreben.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement in der Praxis?

Das erklären wir anhand der beliebtesten Methode: SCRUM.

Product Backlog

Das Product Backlog ist eine Art Topf, in dem sich alle Anforderungen der Stakeholder an das Produkt/Projekt befinden. Hier wird festgehalten, welche Ziele erreicht werden sollen & was besonders zu beachten ist. Diese Anforderungen könnte man mit Karteikarten vergleichen, die in den Topf hineingeworfen werden. Das Product Backlog wird über das gesamte Projekt gepflegt und aktuell gehalten.

Sprint Backlog

Das Sprint Backlog erfüllt eine ähnliche Funktion wie das Product Backlog. Jedoch mit einem entscheidenden Unterschied: Anders als das Product Backlog gilt das Sprint Backlog immer nur für den vorausgehenden Sprint — in der Regel zwei Wochen. Alle Anforderungen, die im Sprint-Backlog liegen, sollen in diesem Zeitraum erfolgreich abgeschlossen werden. Danach wird das Sprint Backlog wieder mit neuen Anforderungen aus dem Product Backlog für den nächsten Sprint gefüllt.

Pull Prinzip

Das „Pull Prinzip" ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Arbeitens. Anders als im klassischen Projektmanagement werden den einzelnen Teammitgliedern keine bestimmten Aufgaben zugeteilt. Nachdem das Sprint-Backlog gefüllt ist, ziehen (englisch = pull) sich die Entwickler die Aufgaben aus dem Topf so, wie sie es brauchen und für richtig halten. Das Team ist dabei sehr frei in der Gestaltung der Arbeitsfolge & -abwicklung.

Product Backlog — Sprint Backlog — Pull Prinzip. Der Workflow:

Das Team

Ein Scrum-Team sollte möglichst klein sein und höchstens 10 Teammitglieder haben. Dadurch will man die ständige Kommunikation nicht verkomplizieren. Im besten Fall steht das Team räumlich nah beieinander — heutzutage kann man das durch Online-Meetings teilweise ersetzen, jedoch ist persönliche Anwesenheit für den ständigen Kontakt am effektivsten.

In einem Scrum-Team gibt es klar definierte Rollen:

Product Owner: Verantwortlich für das Endergebnis und dessen Zwischenergebnisse. Legt die Eigenschaften des Projekts fest, priorisiert die Anforderungen der Stakeholder und pflegt das Product Backlog.
Scrum Master: Sorgt dafür, dass alle Scrum-Prinzipien korrekt umgesetzt werden. Coacht das Team und stellt sicher, dass alle Ressourcen für den agilen Prozess vorhanden sind.
Projektentwickler: Arbeiten an der konkreten Umsetzung und entscheiden selbstständig, wie sie die Anforderungen des Product Owners erfüllen. Innerhalb des Teams gibt es keine Hierarchien.
Stakeholder: Werden regelmäßig in die Produktentwicklung einbezogen und nehmen an bestimmten Meetings teil.

Der Sprint

Der Sprint beschreibt den konkreten Arbeitsablauf eines Scrum-Projektes. Ein Sprint dauert im Normalfall 2 Wochen, in denen das Team konzentriert & fokussiert an einem Teilziel arbeitet.

Sprint Planning ist der Start eines Sprints. Product Owner & Entwicklerteam bestimmen gemeinsam, welche Anforderungen im kommenden Sprint umgesetzt werden sollen. Das Sprint Planning sollte nicht länger als 2 Stunden gehen und findet wöchentlich statt — in einem zweiwöchigen Sprint also zweimal.

Daily Scrum ist ein tägliches Kurzmeeting von maximal 15 Minuten. Jedes Teammitglied berichtet, wie es mit den Aufgaben des Vortages zurechtkam, was die Aufgaben für den heutigen Tag sind, und ob es Hindernisse gibt, die das Erreichen bestimmter Ziele erschweren.

Sprint-Review findet am Ende jedes Sprints statt. Product Owner, Entwickler & Stakeholder treffen sich, um die Ergebnisse zu präsentieren und zu diskutieren, welche Anforderungen erfüllt wurden. Der Product Owner legt daraufhin die nächsten Anforderungen fest. Ein Sprint-Review sollte nicht länger als 90 Minuten dauern.

Sprint-Retrospektive ist das abschließende Meeting des Sprints — ohne Stakeholder. Das Scrum-Team reflektiert, was gut und was weniger gut lief, und legt fest, was beim nächsten Sprint verbessert werden soll. So wird der Prozess kontinuierlich optimiert.

Visualisiert sieht ein vollständiger Sprint dann so aus:

Agiles Projektmanagement — die Lösung für alle Probleme?

Nun haben wir viele Vorteile des agilen Projektmanagements beschrieben. Sollte es dann nicht jedes Unternehmen so machen — und ist das klassische Projektmanagement damit überholt?

Definitiv nein. Agiles Projektmanagement ist eine effektive Methode, die sich bei einigen Unternehmen und in vielen Situationen anbietet. Damit ist es aber nicht die „Non-plus-ultra-Variante", denn es bringt auch Voraussetzungen mit sich. Die Teammitglieder müssen beispielsweise erfahren und gewillt sein, um eine solche Methodik erfolgreich einzuführen. Ist das nicht der Fall, kann man aufgrund der schnelllebigen Natur dieser Arbeitsweise leicht vom Weg abkommen.

Außerdem gibt es Projekte, die agiles Projektmanagement aufgrund bestimmter Vorgaben schlicht nicht zulassen. Klassisches Projektmanagement ist also nicht überholt — es hat aber gezeigt, dass man in vielen Projekten & Teams mit der agilen Arbeitsweise erfolgreicher ans Ziel kommt. Gerade im Marketing bietet sich das agile Projektmanagement besonders an, um der schnelllebigen Natur der Umstände gerecht zu werden.

Hybrides Projektmanagement — ein Ausblick

Wer sich mit agilem Projektmanagement auseinandersetzt, wird definitiv auch auf den Begriff hybrides Projektmanagement treffen. Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich um eine Mischform vom klassischen & agilen Projektmanagement, die die Vorteile beider vereint.

Oftmals ist hybrides Projektmanagement der beste Mittelweg für Unternehmen, um die Vorteile des agilen Projektmanagements zu nutzen und dabei trotzdem nicht komplett an Struktur zu verlieren. Mehr dazu in einem der kommenden Beiträge.